Hampir setiap perusahaan punya agenda rutin meeting. Ritual yang satu ini bahkan menjadi komponen penting. Entah itu, meeting besar atau kecil. Ada kalanya diperlukan meeting, tapi kegiatan ini menjadi sebuah masalah apabila dilakukan secara rutin.
Meeting merusak fokus. Misalnya, kita menjadwalkan meeting pukul 10 pagi, namun salah satu pegawai sedang menyelesaikan tanggung jawabnya yang sedikit lebih rumit pada pukul 9:45.
Bisa jadi, alih-alih menyelesaikan tanggung jawabnya, ia justru terpaksa menghentikan pekerjaannya sejenak untuk mengikuti meeting yang tak ada kaitannya.
Setelah itu ia harus memulai lagi mengumpulkan fokus untuk menyelesaikan tanggung jawabnya. Hal itu melelahkan.
Memang beberapa pegawai sudah mengantisipasi momen semacam itu dengan menunda pekerjaan apa pun hingga meeting berlangsung dan selesai. Tentu saja, itu menjadi masalah produktivitas.
Meeting selalu melebar pada topik tidak penting. Tak peduli banyak atau sedikit peserta meeting atau seberapa baik kita merencanakan agenda, meeting cenderung berujung pada melebarnya topik pembahasan. Jika itu terjadi maka fungsi meeting sudah hilang.
Meeting yang ideal adalah jika pesertanya membahas topik tanpa melebar ke sana-sini hingga kegiatan selesai. Sayangnya, tak ada meeting yang ideal.
Meeting membuang waktu berkali lipat. Jika kita menjadwalkan meeting selama satu jam, hal itu bukanlah masalah. Hanya satu jam, jadi kalau tak produktif selama satu jam tak masalah.
Sayangnya, cara berpikir seperti itu tidak menggambarkan keseluruhan kerugian. Meeting mengambil waktu dari para pesertanya.
Misalnya, meeting diadakan selama satu jam dan dihadiri sembilan peserta, maka waktu yang terbuang bukan satu jam, tapi sembilan jam.
Meeting tak menyelesaikan masalah. Ketika meeting menjadi sebuah rutinitas dan orang-orang berpikir kegiatan ini bisa menyelesaikan masalah, maka sebenarnya tidak begitu.
Membicarakan sebuah masalah rutin, tak berarti menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Memperjelas duduk permasalahan, ya. Menyelesaikan masalah, tidak.
Jika meeting begitu merugikan, lalu bagaimana komunikasi yang efektif? Cobalah untuk mengurangi frekuensi meeting dan lihat bagaimana hasilnya dalam konteks produktivitas dan omzet.
Cukup lakukan pertemuan dengan sedikit orang yang terkait pada sebuah masalah dan fokus dalam pencapaian yang solutif. (Inc/YM)
