Membuat dan Mendapatkan Janji lewat Telepon

www.marketing.co.id – Salah satu tantangan terbesar yang harus dihadapi oleh seorang tenaga penjual adalah membuat janji (appointment) untuk bertemu dengan pelanggan prospektifnya. Sayangnya, menelepon calon pelanggan atau pelanggan untuk membuat  janji bertemu adalah satu tahap yang seringkali dilakukan tanpa persiapan oleh para tenaga penjual.

Kebanyakan tenaga penjual menghabiskan cukup banyak waktu untuk mempersiapkan:
1. Bagaimana memberikan sambutan kepada pelanggan pada waktu bertemu.
2. Bagaimana membuka percakapan.
3. Apa bahan obrolan untuk nanti (basa basi).
4. Bagaimana menjelaskan kepada pelanggan mengenai latar belakang dan kredibilitas perusahaan.
5. Bagaimana menjelaskan kepada pelanggan mengenai produk kita, terutama fitur-fitur dan benefit-nya.
6. Bagaimana menjawab atau menanggapi keluhan atau keberatan dari pelanggan.
7. Dan lain-lain…

Semua persiapan ini diperlukan jika dan hanya jika si penjual telah berhasil untuk membuat janji dengan pelanggan tersebut! Banyak penjual menemui kesulitan bahkan dalam membuat janji dengan pelanggan!

Kebanyakan penjual harus menelepon 7-10 prospek hanya untuk mendapatkan satu appointment! Maka untuk  mendapatkan satu appointment tersebut, ia harus menelepon 7-10 prospek lagi dan harus menghadapi 7-10  penolakan! Sangat berat! Bila ia mampu untuk mengembangkan kemampuannya dalam membuat janji melalui telepon, maka ia dapat menghindari semua penolakan dan kekecewaan yang tidak perlu terjadi. Daripada hanya mendapatkan satu appointment setelah menelpon 7 sampai 10 orang, ia seharusnya bisa mendapatkan 4 sampai 6 appointment! Hal tersebut pasti dapat meningkatkan hasil penjualan secara signifikan!

Oke, jadi bagaimana seorang penjual dapat mengembangkan kemampuannya untuk membuat janji lewat telepon? Berikut adalah tips-tips yang sangat praktis. Tentu saja tidak semua ide yang akan saya bagikan itu relevan dengan bidang bisnis Anda. Seperti biasa, Anda harus memilih mana yang cocok dengan Anda, dan mana yang tidak.  Selanjutnya Anda harus mencoba dan realistis. Anda tidak akan berhasil bila hanya mencoba sekali. Anda harus terus mencoba sampai Anda merasa nyaman. Bila sudah merasa nyaman, Anda akan bisa terdengar nyaman dan meyakinkan di telepon. Bila Anda sudah bisa terdengar nyaman dan meyakinkan di telepon, Anda akan dapat lebih meyakinkan  orang dan pendengar bakal lebih memberikan perhatian dan memberikan reaksi yang lebih baik.

Jadi, inilah hal-hal yang harus diperhatikan bila Anda ingin membuat janji melalui telepon:

1. Ingatlah peraturan emas ini: “Anda menjual appointment!” Jangan menjelaskan atau melakukan penjualan produk  maupun servis Anda di telepon! Juallah appointment!
2. Sadarilah bahwa telepon Anda selalu mengganggu sang prospek. Dia mungkin sedang menghadiri meeting, sedang diskusi dengan rekan kerja/bos/istri/pelanggan/pemasok, atau dia sedang mengetik surat, mengecek email, atau sedang berpikir untuk mengatasi masalahnya. Mungkin dia sedang bersantai dan bersenangsenang. Apa pun itu,  sadarilah bahwa tidak ada orang yang sedang duduk dan menunggu telepon dari Anda! Jadi, panggilan telepon Anda akan selalu mengganggu dan tidak akan diterima! Jadi, adalah sesuatu yang normal bila prospek Anda sedang tidak mood untuk berbicara dengan Anda!
3. Bila Anda menyadari poin ke-2 di atas, Anda harus meyakinkan prospek bahwa Anda meneleponnya pada waktu yang “paling tidak” mengganggunya. Kapankah itu? Semua tergantung pada profesi dan posisi dari orang yang akan  Anda telepon. Bagi kebanyakan orang, Senin pagi adalah waktu yang paling buruk karena mereka akan berada pada keadaan yang paling sibuk pada saat itu. Jadi Anda harus mencari tahu, bertanyatanya atau gunakan saja akal sehat Anda untuk mengetahui kapan waktu terbaik/terburuk untuk menelepon setiap prospek yang berbeda. Bila Anda tidak  melakukan “riset” yang sederhana ini, Anda akan menghubungi prospek pada saat yang tidak tepat dan pasti akan  membuatnya merasa tidak senang untuk hanya sekadar menerima telepon Anda, dan apalagi untuk berbicara dengan  Anda. Bila dia tidak berbicara dengan Anda, dia akan berlaku tidak bersahabat, tidak senang, dan terburu-buru. Timing yang salah!
4. Karena situasi macam ini, Anda tidak mempunyai waktu yang cukup untuk menjelaskan kepada sang prospek mengenai latar belakang perusahaan Anda, dan lain-lain. Ingatlah akan tujuan Anda adalah untuk menjual appointment. Oleh karena itu, kalimat pertama Anda harus bisa merebut perhatiannya.

“Selamat pagi. Bapak Anton? Halo, nama saya Erik dan saya dari Business Systems. Saya sedang berbisnis dengan Ibu Susan dari PT Sukses sekarang ini, dan ia memberikan saran bahwa saya mungkin bisa membantu Anda dengan cara  yang sama.”

“Saya dengar bahwa bisnis Anda baru membuka cabang di… Saya hanya ingin mengontak Anda, memperkenalkan diri saya, dan memberikan informasi mengenai bagaimana kami bisa menolong Ibu Susan meningkatkan pertumbuhan bisnisnya sampai 55% dalam waktu 9 bulan pertama.

Kapan kita bisa bertemu untuk ngobrol santai? Saya hanya membutuhkan waktu sekitar 15 sampai 20 menit. Dari sekarang bulan Maret sampai akhir bulan Mei, kapan kita bisa bertemu untuk ngobrol santai hanya selama 15 sampai 20 menit? Silakan Anda memilih tempatnya, saya yang traktir…”

Perhatikan teknik-teknik berikut:

“Untuk memberikan informasi mengenai bagaimana kita bisa membantu Ibu Susan menumbuhkan bisnisnya sebesar 55% selama 9 bulan.” Itu adalah benefit yang ditawarkan.

• Bertemu untuk “Ngobrol Santai”. Bukan untuk menjelaskan, bukan presentasi, dan bukan untuk membicarakan fakta. Istilah-istilah itu adalah kata yang unwelcome. “Ngobrol Santai” adalah kata yang lebih bagus. Lalu untuk  menambahkan suasana yang lebih santai… dengan secangkir kopi… sangat santai.
• “Hanya selama 15 sampai 20 menit.” Waktu yang cukup singkat.
• “Dari sekarang bulan Maret sampai Mei”. Tiga Bulan! Siapa juga di dunia ini yang dapat mengatakan dengan jujur  bahwa ia tidak mempunyai waktu hanya selama 15 sampai 20 menit dalam tiga bulan ke depan! Tidak mungkin baginya untuk mengatakan, “Tidak ada waktu”!
• “Anda tentukan tempatnya, saya yang traktir…” – Buatlah si prospek tertawa sedikit (tertawa biasanya menandakan persetujuan). 

  5. Sekali lagi, jangan menjelaskan produk Anda lewat telepon. Pada waktu si prospek menanyakan, “Apa bidang bisnis Anda?”, jawablah dengan: “Inilah yang saya ingin bicarakan dengan Anda. Dengan memberikan informasi pada Anda tentang bagaimana kami bisa membantu Ibu Susan meningkatkan pertumbuhan bisnisnya sebesar 55% dalam waktu 9 bulan, Anda akan mendapatkan gambaran yang bagus tentang bagaimana kami dapat membantu bisnis Anda. Hanya 15 menit. Apakah pertengahan April adalah waktu yang cocok untuk Anda? Kapan pun, Anda pilih tempatnya. Saya yang traktir..”

Perhatikan saya tidak mengatakan hal apa pun tentang bisnis saya selain:

• Saya menggunakan kesempatan untuk menyampaikan bahwa saya benar-benar membantu bisnis Ibu Susan bertumbuh sebesar 55% selama 9 bulan. – Juallah benefit, dan timbulkan rasa penasaran.
• Lakukan closing pada tanggalnya. Masih dengan kesan santai dan ceria “Anda pilih tempatnya. Saya yang traktir”.

Ingatlah bahwa Anda sedang menjual Appointment.

1. Anda tidak dapat menjelaskan keluhan dan keberatan lewat telepon! Jadi bila pelanggan Anda mengatakan, “Ini terlalu mahal”, katakan saja: “Inilah yang ingin saya bicarakan dengan Anda. Kita berhasil membantu bisnis Ibu Susan  untuk bertumbuh sebesar 55% dalam waktu 9 bulan, dengan budget yang cukup nyaman untuknya. Hanya butuh waktu 15 menit. Apakah Anda lebih suka bertemu sebelum atau sesudah 14 April? Kapan pun, Anda tentukan tempatnya. Saya yang traktir…”
2. Jangan mengirim surat apa pun! Sebab, begitu mereka mendapatkan informasi, mereka sudah mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan mereka tidak lagi butuh untuk bertemu Anda!
3. Rekamlah semua yang prospek katakan supaya Anda dapat membaca dan mendengar kembali untuk menemukan hal-hal yang tersembunyi atau terlewat, dan lain-lain.
4. Lakukan follow-up pada setiap petunjuk yang ada dan stay in touch!
5. Selalu dan tetap berpikir positif!

Ini satu lagi “rahasia” sukses: Kebanyakan penjual yang sukses melakukan 30  panggilan secara konsisten setiap harinya.

Ikuti, latihlah dan lakukanlah hal-hal ini secara konsisten, dan niscaya Anda akan mendapatkan semakin banyak  appointment secara signifikan dari setiap panggilan telepon yang Anda lakukan.

Happy practicing! (James Gwee T.H.)