www.marketing.co.id – Jika pada beberapa tulisan sebelumnya saya mengangkat tema tentang team building, kali ini saya akan menyampaikan beberapa poin yang perlu dipahami oleh para manajer terkait dengan kemampuan berkomunikasi yang juga menjadi salah satu kompetensi utama setiap pemimpin.
Mengapa kemampuan berkomunikasi sangat penting bagi para manajer?
Tujuan komunikasi adalah untuk mendapatkan serta mengirimkan pesan kepada orang lain. Ini adalah interaksi yang melibatkan minimal dua orang. Proses ini sering kali menyisakan ruang untuk terjadinya kesalahan, hasilnya bisa berupa pesan yang disalahartikan oleh pendengarnya, kebingungan yang tidak perlu, hingga timbul perselisihan.
Salah satu tolok ukur atas sebuah komunikasi yang dianggap berhasil adalah jika pengirim dan penerima pada akhirnya dapat memandang objek yang menjadi sumber komunikasi dengan cara yang sama. Dengan berhasil mendapatkan pesan dari lawan bicara, Anda pun dapat menyampaikan pikiran dan gagasan secara efektif. Sebaliknya, bila Anda tidak berhasil mendapatkan pesan dari lawan bicara, pikiran dan ide yang Anda sampaikan tidak mencerminkan pendapat Anda seutuhnya. Hal inilah yang sering kali menjadi penyebab gangguan komunikasi dan menciptakan hambatan yang menghalangi tujuan Anda—baik secara pribadi dan profesional.
Dalam survei terbaru yang meneliti perusahaan yang memiliki lebih dari 50.000 karyawan, keterampilan berkomunikasi merupakan salah satu faktor penentu apakah seseorang dipromosikan menjadi manajer atau tidak. Survei yang dilakukan oleh University Business School Pittsburgh Katz menunjukkan bahwa kemampuan komunikasi—termasuk presentasi tertulis dan lisan—serta kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain adalah faktor utama yang berkontribusi terhadap keberhasilan kerja mereka.
Oleh karena itu, para pekerja profesional yang menyadari hal ini terus berjuang untuk meningkatkan kemampuan komunikasinya. Kelemahan ini membuat mereka hampir tidak mungkin bersaing secara efektif di tempat kerja, dan menapaki jalur peningkatan kariernya.
Pentingnya Meminimalisasi Hambatan Komunikasi
Hambatan komunikasi dapat muncul pada setiap tahapan dari proses komunikasi. Sedangkan proses komunikasi umumnya terdiri dari sender (pengirim pesan), message (pesan itu sendiri), channel (saluran/media untuk menyampaikan pesan), receiver (penerima pesan), feedback & context (umpan balik dan pengemasan pesan)—lihat diagram di bawah. Seperti yang telah disampaikan di awal alinea ini, pada setiap tahapan dalam proses komunikasi ini memiliki potensi dalam terciptanya kesalahpahaman dan kebingungan.
Untuk menjadi komunikator yang efektif dan agar tidak terjadi kesalahpahaman dan kebingungan pada pesan yang disampaikan, Anda harus mengurangi potensi hambatan pada setiap tahap proses ini dengan jelas, singkat, akurat, dan terencana. Mari kita bahas satu per satu.
Sender (pengirim pesan)
Agar menjadi komunikator yang efektif, seorang sender harus terlebih dahulu membangun kredibilitas. Dalam arena bisnis, ini melibatkan portofolio si sender, pengetahuan terhadap objek komunikasi, dan konteks di mana pesan akan dikirim. Anda juga harus tahu siapa pendengar Anda (karakteristik individu atau kelompok tersebut). Kegagalan untuk memahami dengan siapa Anda berkomunikasi sering kali menghasilkan pesan yang disalahpahami.
Message (pesan)
Pesan itu sendiri bisa tertulis, berbentuk komunikasi lisan dan nonverbal yang dipengaruhi oleh nada pengirim, metode penyampaian, keabsahan argumen, apa yang dikomunikasikan dan apa yang ditinggalkan, serta gaya pribadi Anda untuk berkomunikasi. Pesan juga memiliki komponen intelektual dan emosional. Komponen intelektual memungkinkan kita mampu untuk berpikir, sedangkan komponen emosional memungkinkan kita untuk merasakan gejolak perasaan dan naik-turunnya semangat, yang pada akhirnya sering kali mengubah cara kita berpikir dan bertindak.
Channel (saluran)
Setiap pesan akan disampaikan melalui sebuah atau bahkan beberapa saluran, seperti suara yang disampaikan pada pertemuan tatap muka, telepon, video, dan tertulis—termasuk surat, email, memo, dan laporan. Saluran yang tidak sesuai sering juga menyebabkan gangguan dalam berkomunikasi. Sehingga sebagai komunikator yang terampil, ia tahu kapan menggunakan saluran komunikasi yang tepat sesuai dengan karakteristik pendengar, situasi, dan kondisi pada saat komunikasi hendak berlangsung.
Receiver (penerima pesan)
Dalam komunikasi, sebagai sender tentu seseorang berharap agar pesannya dapat ditangkap secara baik dan utuh oleh receiver. Akan tetapi, perlu diingat bahwa pendengar juga melakukan proses komunikasi dengan ide-ide dan perasaan di dalam benaknya, sehingga pasti akan memengaruhi pemahaman mereka tentang pesan Anda dan respons mereka. Untuk menjadi komunikator yang sukses, Anda harus pertimbangkan detail-detail khusus sesuai dengan karakteristik mereka sebelum menyampaikan pesan Anda, sehingga pada akhirnya akan mendapatkan respons yang sesuai dengan harapan Anda.
Feedback (umpan balik)
Pada setiap komunikasi, pendengar Anda akan memberikan umpan balik. Bagaimana jika lawan bicara bergeming setelah Anda menyampaikan pesan? Diam juga berarti umpan balik. Umpan balik bisa berupa reaksi verbal maupun nonverbal. Memerhatikan umpan balik ini sangat penting untuk memastikan pendengar memahami pesan yang Anda sampaikan. Jika umpan balik yang Anda terima masih belum sesuai dengan harapan, Anda perlu mengkaji ulang tahapan-tahapan dalam proses komunikasi yang telah kita bahas di atas. Hal ini bisa saja karena sender (Anda) yang tidak berkompeten atau tidak kredibel. Bagi pendengar, bisa juga pesan yang disampaikan kurang jelas dan tepat, atau karena saluran komunikasinya tidak cocok dengan mereka, bisa juga karena mereka sendiri (receiver) yang memiliki kendala.
Context (konteks)
Situasi ketika pesan disampaikan bisa disebut sebagai konteks. Cara mengemas sebuah pesan dan sudut pandang juga bisa diartikan sebagai sebuah konteks dalam berkomunikasi. Ini mungkin termasuk lingkungan sekitar atau budaya yang lebih luas (yaitu budaya perusahaan, budaya internasional, dan lain-lain).
Mengeliminir Hambatan Pada Semua Tahapan ini
Untuk menyampaikan pesan Anda secara efektif, Anda harus berkomitmen untuk mendobrak hambatan yang ada di tiap tahapan proses komunikasi. Mari kita mulai dengan pesan itu sendiri. Jika pesan Anda terlalu panjang, akan muncul kecenderungan komunikasi menjadi tidak fokus dan tidak teratur, sehingga akan menimbulkan kesalahan. Hasilnya Anda akan mendapatkan pesan yang disalahpahami dan disalahtafsirkan.
Penggunaan bahasa verbal dan nonverbal yang buruk juga dapat membingungkan pesan. Hambatan dalam konteks pada umumnya berasal dari pengirim yang menawarkan informasi terlalu banyak dan terlalu cepat. Anda pun perlu berupaya untuk memahami budaya dan kebiasaan pendengar Anda, pastikan Anda dapat berkomunikasi dan menyampaikan pesan Anda kepada orang-orang dari berbagai latar belakang dan budaya di dalam organisasi maupun di lingkungan sekitar Anda.
Oleh karena itu, kunci untuk menjadi “komunikator ulung” adalah Anda yang harus menyesuaikan semua tahapan proses komunikasi tersebut dan yang terpenting adalah menyesuaikan pendengar Anda. Bukan mereka yang diminta untuk menyesuaikan Anda, karena hanya dengan inilah kemampuan komunikasi Anda akan meningkat dan di saat yang bersamaan kapabilitas Anda juga akan membesar, sehingga potensi peningkatan karier Anda akan terbuka lebar, bukan mereka! Semoga bermanfaat. (Kevin Wu)
