Mengoptimalkan Fitur Pencarian Email

Bagaimana mencari email secara efektif di antara timbunan sekian banyak email ?

Bagi Anda yang mengandalkan komunikasi via email, terkadang suatu saat merasa direpotkan dengan banyaknya email yang masuk. Padahal di saat yang bersamaan Anda perlu menyelesaikan pekerjaan berdasarkan kiriman email dari seorang rekan kerja Anda. Jika sudah begini, tentu sangat menjengkelkan jika harus mencari satu per satu kiriman email di antara ratusan judul kiriman email lainnya.

Sebenernya bisa dengan mudah Anda temukan email yang dimaksud, hanya jika Anda mengetahui bagaimana  mengoptimalkan fitur pencarian. Sebagai contoh layanan email yang memiliki fitur pencarian adalah Gmail. Anda bisa memasukkan kata kunci tertentu untuk mencari semua kiriman email yang mengandung kata tersebut.

Akan tetapi terkadang hasil pencarian masih terlalu umum sehingga memberikan rekomendasi hasil pencarian yang masih terlalu banyak. Tentu hal ini dinilai masih kurang efektif.

Kuncinya Anda harus mengetahui format pencarian kiriman email yang bisa menampilkan hasil yang sangat spesifik. Berikut beberapa format pencarian yang bisa Anda gunakan :

1. Mencari kiriman yang mempunyai ‘frase spesifik’
Caranya, masukkan  kata kunci yang menggunakan tanda kutip. Fungsinya untuk menampilkan hasil pencarian frase yang tetap dalam satu kesatuan kata. Contoh : ketikkan kata ” karya tulis “ maka hasil pencarian akan berbeda dengan ketika Anda mengetikkan karya tulis (tanpa tanda kutip).

2. Menampilkan pencarian berdasar subyek emailnya.
Gunakan format subject: kata kunci yang dimaksud. Format ini akan menampilkan hasil pencarian berdasarkan subyek/judul yang dimaksud secara spesifik.

3. Pencarian berdasar nama pengirim
Guna mencari kiriman email dari seseorang maka gunakan format  from : kata kunci . Dalam hal ini, kata kunci adalah nama pengirim yang Anda maksudkan.

4. Menampilkan email berdasar alamat spesifik.
Gunakan format pencarian   to: nama yang dimaksud untuk menampilkan email yang dikirim ke orang lain berdasarkan kata kunci nama yang dituju. Jika nama yang dimaksud belum masuk ke dalam daftar kontak Anda, maka kata kuncinya diganti menggunakan alamat email miliknya.

5. Berdasarkan catatan waktu.
Jika hendak mencari kiriman email berdasarkan catatan waktu, sementara Anda tidak mengetahui waktu pastinya, maka gunakan format before dan after. Misalnya: “after : yyyy/mm/dd before : yyyy/mm/dd” tanpa tanda kutip.

6. Mencari kiriman attachment
Guna mencari kiriman email yang memiliki lampiran, maka gunakan format filename:format file. Misalnya filename:presentation.pdf untuk mencari sejumlah kiriman yang memiliki lampiran berjudul presentation dengan format pdf.

OK, demikian sedikit trik untuk mempermudah pekerjaan Anda.

(Wachid Fz)