Seni Pendelegasian

0
19148

www.marketing.co.id – Delegasi adalah seni menugaskan suatu pekerjaan kepada seorang anggota dari tim Anda. Sedangkan pemberdayaan (empowerment) terjadi ketika orang-orang memiliki kemampuan dan kewenangan untuk bertindak sendiri. Pendelegasian terbaik dilakukan kepada karyawan yang telah diberdayakan.

Delegasi adalah salah satu keterampilan manajemen yang paling penting. Pendelegasian yang baik akan menghemat waktu, mengembangkan anggota, mempersiapkan calon pemimpin di masa depan, dan memotivasi tim secara keseluruhan. Pendelegasian yang minim akan menyebabkan Anda frustrasi, menurunkan motivasi dan membingungkan keseluruhan tim, dan sulit untuk menjalankan tugas serta mencapai target kelompok.

Aturan pendelegasian yang sederhana adalah akronim SMARTER. Ini adalah “checklist” pendelegasian, karena setiap tugas yang akan didelegasikan harus specific, measurable (terukur), agreed (mendapat persetujuan), realistic (realistis), time limit (batas waktu), ethical (etis), dan recorded (dicatat).

Berikutnya adalah langkah-langkah sederhana sebagai panduan jika Anda ingin mendelegasikan sebuah tugas secara tepat, dengan berbagai tingkat pendelegasian yang dapat Anda tawarkan kepada anggota tim Anda. Keterampilan mendelegasikan ini berkaitan dengan prinsip-prinsip pendelegasian secara umum serta prosesnya, yang berlaku untuk individu maupun tim.

Menentukan tugas

Sebagai manajer atau pemimpin, Anda harus terlebih dulu memastikan daftar tugas yang akan didelegasikan. Periksa kembali apakah tugas-tugas tersebut memenuhi kriteria untuk didelegasikan.

Memilih individu atau tim

Apa alasan Anda mendelegasikan tugas tersebut kepada orang atau tim ini? Kira-kira apa yang akan mereka lakukan untuk melaksanakan tugas tersebut? Apa target yang bisa dicapai jika orang-orang ini yang mengerjakannya?

Menilai kompetensi dan kebutuhan pelatihan

Apakah para kandidat tadi memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas yang hendak didelegasikan dengan baik? Atau ada orang lain yang kriteria kompetensinya lebih mendekati kebutuhan akan tugas dan tanggung jawab tersebut? Jika ada orang lain yang lebih mampu, maka Anda perlu mempertimbangkannya. Akan tetapi, jika sudah tidak ada lagi kandidat lain, Anda harus melengkapi anggota tim tersebut dengan pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan melalui pelatihan.

Jelaskan alasannya

Anda harus menjelaskan alasan pekerjaan atau tanggung jawab tersebut didelegasikan, dan mengapa kepada dirinya bukan orang lain. Beri makna tentang penting dan relevansi antara tugas/tanggung jawab ini dengan diri mereka. Dan terakhir, beri mereka gambaran besar dari keseluruhan proyek tersebut agar mereka dapat juga memahami cara pandang Anda sebagai pimpinannya.

Pertegas hasil yang ingin diraih

Apa yang harus dicapai? Bagaimana tugas tersebut diukur keberhasilannya? Perjelas pemahaman dengan mendapatkan umpan balik dari orang yang kita delegasikan.

Mempertimbangkan sumber daya yang diperlukan

Membahas dan menyetujui hal yang dibutuhkan untuk menuntaskan pekerjaan tersebut. Pertimbangkan sumber daya manusia, lokasi, peralatan, uang, bahanbahan, kegiatan, dan jasa terkait lainnya.

Memutuskan batas waktu

Kapan pekerjaan itu harus selesai? Jika tugas sedang berlangsung, kapan tanggal review yang disepakati? Kapan tanggal pelaporannya? Dan jika tugas ini memiliki bagian-bagian atau tahapan-tahapan, apa yang dijadikan prioritas untuk dikerjakan terlebih dahulu?

Pada titik ini Anda mungkin perlu mengonfirmasi pemahaman anggota tim Anda terhadap poin sebelumnya, dapatkan ide dan interpretasi mereka. Selain menunjukkan kepada Anda bahwa pekerjaan dapat dilakukan, ini membantu untuk memperkuat komitmen mereka. Metode pemeriksaan dan pengendalian harus disepakati dengan mereka. Gagal menyetujui hal ini terlebih dahulu akan menyebabkan pemantauan Anda tampak seperti gangguan atau kurangnya kepercayaan bagi mereka.

Dukungan dan komunikasi

Coba Anda pertimbangkan kembali siapa lagi yang perlu mengetahui apa yang sedang terjadi, dan menginformasikannya kepada mereka. Libatkan orang lain dalam mempertimbangkan hal ini, sehingga mereka dapat melihat dengan cara yang berbeda—terkadang bahkan melampaui masalah yang sedang dihadapi. Jangan biarkan orang ini menginformasikan tanggung jawab baru mereka kepada rekan-rekannya sendiri. Jauh lebih efektif jika Anda sebagai pemimpin yang menyampaikannya.

Umpan balik terhadap hasil

Hal ini penting agar orang ini tahu sejauh mana ia lakukan pekerjaannya, dan apakah mereka telah mencapai tujuan yang diharapkan. Jika tidak, Anda harus meninjau mereka soal hal-hal yang belum sesuai dengan rencana dan bagaimana seharusnya mengatasi masalah yang timbul.

Sebagai pemimpin, Anda pun harus menerima konsekuensi dari kegagalan dan keberhasilan yang terjadi dari pendelegasian tersebut, karena yang bisa Anda delegasikan hanyalah tugas dan pekerjaan, bukan tanggung jawab Anda sebagai pemimpin kelompok. Selamat mencoba, karena hasil akhir yang berkualitas dimulai dari implementasi yang berkualitas. (Kevin Wu)

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.