Marketing.co.id – Virtual press conference saat ini telah menjadi bagian yang penting bagi perusahaan dan merek dalam pelaksanaan public relations (PR) atau kehumasan agar tetap bisa mengumumkan informasi terkini dan menjalin hubungan dengan media.
SEQARA Communications, sebagai salah satu konsultan komunikasi di Indonesia, memberikan tips – tips melakukan virtual press conference agar dapat berjalan dengan aman, nyaman, dan lancar.
Pertama, pilih aplikasi yang aman dan mudah digunakan. Ketika masa WFH, sebagian besar perkantoran, perusahaan atau merek menggunakan aplikasi video conference call versi gratis sebagai pilihan termudah dalam menggelar video conference call.
Namun adanya isu keamanan terkait pencurian data atau adanya penyusup yang tiba-tiba masuk ke dalam video conference call yang sedang berlangsung yang menerpa aplikasi meeting tersebut membuat penggunanya berpikir ulang untuk memakainya lagi.
Jadi, pastikan aplikasi video conference call yang akan kita gunakan adalah versi berbayar sehingga lebih aman dan lebih optimal aksesnya.
Kedua, memilih aplikasi yang ringan. Selain faktor keamanan, sebaiknya perhatikan juga sisi kenyamanan, terutama dalam hal koneksi internet. Aplikasi video conference call yang memiliki fitur tidak terlalu kompleks biasanya lebih ringan saat dijalankan sehingga tidak membebani kuota internet peserta.
Host akan bertindak sebagai tuan rumah yang akan menggelar virtual press conference perlu mencoba aplikasi video conference call terlebih dahulu, kita perlu mengingat bahwa tidak semua peserta memiliki koneksi internet yang stabil di rumah.
Berdasarkan pengalaman SEQARA Communications ketika menangani virtual press conference dengan melibatkan puluhan jurnalis selama masa WFH, ada sejumlah persiapan penting yang perlu dilakukan dengan teliti :
- Tentukan tanggal dan waktu untuk mengadakan virtual press conferenceyang sesuai dengan jadwal spokesperson atau pembicara di acara tersebut.
- Buatlah linkatau tautan mengenai virtual press conference agar dapat disebarkan ke media. Hindari cara menyebar link secara asal dan pastikan menanyakan konfirmasi mengenai kehadiran media di waktu yang telah terjadwal.
- Mengingat kegiatan virtual press conferenceini dilakukan di rumah, maka briefing document atau dokumen catatan bagi spokesperson atau pembicara perlu dikirimkan maksimal H-1 sebelum acara berlangsung.
- Siapkan moderator acara yang bertindak sebagai hostuntuk memandu virtual press conference tersebut sehingga pembicara dapat fokus pada presentasi yang dibawakan. Di sisi lain, moderator dapat melihat dan mencatat peserta atau jurnalis yang ingin mengajukan pertanyaan ke narasumber.
- Meski rata-rata layanan video conference callmerekam catatan pesan dari para peserta, tetap diperlukan satu orang yang bertugas untuk membuat catatan singkat mengenai jalanannya virtual press conference. Notulensi rapat atau MoM (Minutes of Meeting) ini menjadi dokumen yang sangat penting yang berisi mengenai informasi yang telah disampaikan oleh narasumber, untuk menghindari kesalahan pengutipan oleh media.
- Operator teknis yang stand-byuntuk menangani berbagai kemungkinan permasalahan teknis yang mungkin muncul selama virtual press conference berlangsung, misalnya koneksi internet putus, suara tiba-tiba hilang, atau hal-hal teknis yang tidak diprediksi sebelumnya.
- Sebelum acara virtual press conferencedimulai, sebaiknya narasumber, moderator, operator, dan beberapa orang yang akan terlibat perlu menggelar rehearsal atau latihan terlebih dahulu untuk meminimalisir kesalahan.
- Ketika sesi Q&A atau Tanya-Jawab dibuka, maka moderator akan membacakan pertanyaan yang telah dituliskan oleh para jurnalis di fitur Chat. Sebaiknya satu pertanyaan langsung dijawab oleh narasumber yang bersangkutan. Sesuaikan pertanyaan untuk dijawab oleh narasumber yang tepat, apabila terdapat lebih dari satu pembicara.
- Sebagai dokumentasi acara, moderator dapat meminta para peserta untuk menyalakan fitur Video sehigga seluruh wajah terlihat dan melakukan capture atau merekam tampilan layar.
- Konsultan atau divisi PR mengirimkan siaran pers atau press releasedan materi presentasi untuk kebutuhan penulisan para jurnalis. Layanan video conference call biasanya menyediakan rekaman video dan audio yang juga bisa dikirim ke media apabila memang diperlukan sesuai dengan kesepakatan.
Marketing.co.id | Info & Portal Berita Marketing dan Bisnis
