Marketing.co.id – Berita Marketing | Pada dasarnya mengelola stok barang dalam gudang bukanlah hal yang sulit. Asal, Anda tahu bagaimana cara menjalankan pembukuan stok barang dengan benar. Kesalahan dalam mengelola stok barang dapat menimbulkan kerugian besar, apalagi jika stok tersebut merupakan barang atau bahan yang bernilai tinggi.
Agar dapat menjaga stok barang di dalam gudang dengan baik dibutuhkan sistem yang tepat dan sesuai dengan jenis usaha yang dijalankan. Selain itu, penting untuk dilakukan pembukuan stok barang. Di sinilah peran penting pembukuan stok barang dalam bisnis.
Sebelum membahas pengertian pembukuan stok barang, kita perlu mengetahui apa itu gudang. Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara.
pembukuan stok barang (warehouse management) merupakan pengelolaan dari aktivitas yang saling berhubungan untuk melakukan penyimpanan barang sementara. Alur pengelolaan penyimpanan stok barang di gudang terdiri dari penerimaan bahan baku/barang dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan dan pencatatan stok barang terkini. Kegiatan pembukuan stok barang terdiri atas beberapa aktivitas sederhana yaitu administrasi dan penerimaan barang.
Selain memiliki fungsi pokok sebagai tempat penyimpanan, gudang juga memiliki fungsi lain, di antaranya assembling, dispatching, inbound & outbound consolidation, maintaining record, dan packaging.
Perbedaan Gudang Terpusat vs Multi Gudang
Perbedaan utama terletak pada lokasi gudang. Gudang terpusat terletak di satu tempat saja, sedangkan multi gudang tersebar di berbagai tempat. Gudang terpusat memiliki kelebihan yaitu pengeluaran biaya gudang lebih murah, tidak memerlukan banyak karyawan untuk mengontrol dan mengelola gudang, memudahkan dalam proses distribusi barang karena terletak di satu tempat.
Multi gudang juga memiliki kelebihan yaitu, segala jenis kerusakan atau risiko buruk pada barang dapat dicegah dan mudah diatasi. Seperti misalnya, ketika terjadi bencana alam di satu lokasi gudang, perusahaan tidak perlu khawatir karena masih memiliki lokasi gudang di tempat lain. Selain itu, proses pengiriman barang ke pelanggan lebih cepat, karena jumlah gudang yang tersebar di berbagai wilayah tidak hanya satu lokasi.
Mana yang paling baik untuk usaha Anda? Sesuaikan dengan target, lokasi, pelanggan, dan jumlah produk yang dimiliki. Memilih jenis gudang harus dipertimbangkan secara matang untuk menghindari kerugian.
Proses – Proses dalam pembukuan stok barang
- Receiving and Putaway
Barang baru datang harus terlebih dahulu dimasukkan ke dalam sistem manajemen pergudangan. Hal ini memudahkan karyawan mengupdate database barang di dalam gudang penyimpanan. Proses input barang yang baru datang menggunakan input data PO (Purchase Order) yang dapat dilakukan baik secara otomatis maupun manual oleh departemen pembelian. Proses ini bertujuan untuk adanya kesesuaian data antara barang yang datang dengan kebutuhan di dalam gudang.
Setelah proses receiving (penerimaan), selanjutnya barang diletakkan pada gudang yang disebut dengan istilah putaway. Proses ini memberi informasi yang akurat mengenai di mana barang yang diterima diletakkan. Proses ini mendukung sistem FIFO/FEFO (First In First Out/First Expired First Out)
- Dispatching
Proses ini untuk menunjang operasional pengeluaran barang dalam gudang (picking and delivery) terhadap barang-barang yang akan dikirimkan kepada para pelanggan dan membantu operator gudang dalam mencari lokasi barang-barang yang akan dikeluarkan.
Setelah mereka melakukan proses picking, barang-barang tersebut akan dikirimkan kepada pelanggan. Mereka harus dipandu dengan informasi barang-barang yang akan dikirimkan atau diberangkatkan ke tujuan tertentu.
Karyawan akan mendapatkan informasi pesanan dari para customer melalui sticker barcode yang ditempelkan pada tempat karton yang akan dikirimkan. Sticker barcode tersebut akan menunjukkan secara pasti jumlah barang yang diambil dari dalam gudang.
- Stock Take
Stock Take bertujuan menyesuaikan stok fisik dan stok komputer. Stock Take merupakan proses menghitung satu per satu barang-barang di dalam gudang untuk memastikan kecocokan antara barang fisik dengan data dalam komputer. Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan stock update yang sesuai antara data komputer dan barang fisik. Proses ini sangat menguras tenaga, waktu dan juga membutuhkan jumlah pekerja gudang yang banyak.
Setelah para pekerja melakukan perhitungan barang untuk memastikan kesesuaian antara barang fisik barang dan data komputer, selanjutnya report stock take akan dicetak. Laporan tersebut harus dapat memastikan tidak ada selisih antara fisik barang dan data stok di dalam komputer.
- Reporting
Proses reporting juga penting dalam pembukuan stok barang. Laporan yang terdapat pada sistem pembukuan stok barang ini harus dapat menjelaskan banyak hal yang berkaitan dengan stok barang yang tersedia di dalam gudang secara valid. Laporan tersebut sewaktu-waktu bisa digunakan perusahaan untuk membuat keputusan atau kebijakan.
Itulah beberapa informasi tentang pembukuan stok barang yang perlu dipahami. Pengelolaan stok barang memang hal yang penting untuk diperhatikan. Jangan lupa melakukan pencatatan secara rutin setiap ada barang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar. Lakukan stok opname secara berkala sesuai dengan kebutuhan untuk membantu Anda dalam melakukan manajemen stok barang di gudang.
Untuk membantu meringankan tugas dalam pengelolaan stok barang, gunakan bantuan aplikasi stok barang yang memiliki fitur tersebut seperti aplikasi Jurnal. Dengan aplikasi ini Anda akan lebih mudah dalam memonitor laporan keuangan secara real-time. Fitur-fitur yang dimiliki Jurnal di antaranya pembukuan usaha, stok barang, gudang, neraca keuangan, dan lain sebagainya.
Dengan bantuan fitur-fitur tersebut, Anda akan lebih mudah dalam memantau ringkasan bisnis secara periodik. Mulai dari data penjualan, pembelian, biaya, laba rugi, dan hal lain yang terkait dengan bisnis Anda.
