Masa Depan Pelayanan Kesehatan: Berselancar Lewat Automasi Cerdas
Marketing.co.id – Berita Digital | Banyak rumah sakit yang masih terkendala kekurangan peralatan dan tempat tidur, tetapi masalah yang tidak kalah serius adalah kurangnya staf. Jumlah perawat secara spesifik tidak memadai, sementara semua staf di seluruh jenjang sektor kesehatan mengalami kelelahan. Tekanan pada fasilitas pelayanan kesehatan tidak kunjung reda, sedangkan kebutuhan untuk dapat melakukan lebih banyak hal dengan jumlah staf yang lebih sedikit sepertinya sudah menjadi kewajaran.
Untungnya, inovasi dan teknologi modern dapat membantu. Secara khusus, automasi cerdas memungkinkan lembaga kesehatan berselancar mengarungi pandemi dengan lebih efisien, sekaligus meringankan beban kerja staf. Rumah sakit juga dapat memberikan layanan yang lebih berkualitas bagi pasien, berbagi informasi secara cepat dan aman, sekaligus menghemat biaya dalam prosesnya. Ini menguntungkan semua pihak yang terlibat. Jadi, bukankah ini kabar baik yang selama ini kita tunggu-tunggu?
Dengan mengamati fasilitas pelayanan kesehatan pada umumnya secara saksama, kita dapat lebih memahami bahwa automasi cerdas bukan hanya merupakan perangkat canggih dalam upaya memerangi pandemi. Teknologi juga merupakan solusi untuk menghalau berbagai pemicu stres lain yang dihadapi rumah sakit dewasa ini.
- Pendaftaran dan Penerimaan Pasien Rawat Inap
Seiring dibanjirinya rumah sakit oleh pasien, jelas bahwa divisi penerimaan pasien rawat inap dan pendaftaran serta-merta kewalahan. Pemrosesan dokumen penerimaan dan pelepasan pasien rawat inap dapat menumpuk dengan cepat, terutama saat kasus COVID meningkat drastis. Sementara itu, pemrosesan dokumen secara manual sangat lambat dan rentan kesalahan.
Namun, teknologi automasi cerdas seperti tangkapan kognitif dan inteligensi dokumen dapat secara akurat menangkap, melakukan validasi, mengekstraksi, dan mengklasifikasikan informasi dari mana pun—baik di dalam maupun di luar fasilitas pelayanan kesehatan—sehingga dapat meningkatkan kualitas proses pendaftaran pasien. Automasi dan digitalisasi mengeliminasi kesalahan, sehingga beban kerja karyawan manusia berkurang dan data pun dapat tersedia lebih cepat.
Penerimaan pasien rawat inap yang lebih cepat juga meningkatkan kecepatan perawatan. Staf dan pasien lain yang mengantre untuk rawat inap pun tidak perlu berlama-lama berada bersama individu lain yang berpotensi menularkan penyakit, sehingga mengurangi risiko penularan di fasilitas. Peniadaan dokumen kertas juga menghemat biaya penyimpanan dan memungkinkan lebih banyak ruang untuk menyimpan peralatan penting.
- Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Elektronik
Citra, laporan medis, dan dokumen-dokumen lain yang dihasilkan selama masa rawat inap pasien harus diproses dan diklasifikasikan. Banyak fasilitas pelayanan kesehatan yangharus berkutat dengan ratusan juta dokumen setiap tahun. Memindai dan menyimpan data sebanyak ini secara manual amat membebani staf dan semakin menambah kelelahan yang sudah mereka rasakan. Jika salinan cetak disimpan di tempat lain, beban pun kian berat.
Namun, automasi cerdas mentransformasi alur kerja rekam medis secara digital. Saat data datang dalam berbagai format, mulai dari kertas, surel, faks, mobile, PDF, hingga format lainnya, semuanya dapat dipindai, diekstraksi, dan divalidasi. Ekosistem yang saling terhubung menyatukan sistem bisnis penting seperti aplikasi perusahaan dan sistem warisan, sementara alur kerja dokumen yang sadar konten mengarahkan informasi ke aplikasi bisnis yang diperlukan, termasuk sistem pengelolaan rekam medis.
Staf klinis dapat memperoleh wawasan lengkap pasien sejak awal, sehingga dapat memberikan perawatan dengan lebih cepat dan lebih baik. Dokumen tidak lagi menumpuk untuk menunggu diproses, dan staf dapat melayani pasien ketimbang mengurus pekerjaan yang melelahkan dan membuat frustrasi.
Kerahasiaan dan privasi data juga amat penting dalam hal rekam medis. Fasilitas pelayanan kesehatan harus memastikan informasi kesehatan terlindungi (protected health information/PHI) tetap aman dan mematuhi regulasi Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (Health Insurance Portability and Accountability Act/HIPAA). Automasi cerdas meningkatkan kepatuhan dan keamanan data dengan kemampuan seperti pemberian cap air (watermark), penyetempelan, dan penyensoran informasi rahasia.
- Unit Gawat Darurat
Pekerjaan di UGD identik dengan stres, tetapi automasi cerdas dapat membantu mengurangi ketegangan. UGD adalah lingkungan bertempo cepat tempat hidup dan mati pasien bergantung pada hitungan detik. Proses registrasi dan pengelolaan dokumen cetak yang lambat jelas tidak dapat diterima, khususnya saat pandemi.
Sistem automasi cerdas mengenali dokumen yang masuk dan mengekstraksi informasi yang mengidentifikasi pasien. Dokter, perawat, dan staf lainnya dapat mengambil rekam medis pasien yang lengkap dan akurat dari perangkat mobile, terlepas dari posisi mereka di rumah sakit.
Dokter dapat dengan cepat menilai siapa yang membutuhkan perawatan segera, sehingga pasien dapat dirawat sesuai prioritas. Teknologi prioritas seperti automasi proses robotik dapat membantu staf administrasi dan pendukung UGD untuk mengelola arus masuk pasien dengan lebih baik melalui kemampuan untuk melakukan lebih banyak pekerjaan tanpa harus menambah staf.
- Ruang Pasien
Tidak ada orang yang mau berakhir di ruang pasien, tetapi saat situasi mengharuskan, rekaman perawatan beserta dokumen-dokumen terkait diperlukan untuk melengkapi proses. Di seluruh dunia, ranjang rumah sakit penuh terisi. Pasien sering kali dipindahkan dari satu ruangan ke ruangan lainnya atau bahkan antarfasilitas berdasarkan ketersediaan dan tingkat perawatan yang dibutuhkan. Staf terlalu lelah dan kewalahan untuk memantau rekaman cetak. Kesalahan pun pasti akan terjadi, sehingga membahayakan keselamatan pasien dan reputasi fasilitas.
Alur kerja digital bertenaga automasi cerdas memastikan proses ini berjalan mulus dan cepat. Informasi kesehatan pasien diintegrasikan di seluruh divisi, sehingga memastikan dokumen segera tersedia. Staf memiliki akses ke informasi akurat dan terkini dari perangkat mobile mereka, sementara fasilitas pelayanan kesehatan memiliki rekam digital riwayat pasien. Karyawan pun dapat fokus memberikan perawatan ketimbang memindahkan rekaman.
- Ruang Surat
Ruang surat (mailroom) bukanlah hal pertama yang tebersit saat kita memikirkan layanan kesehatan, tetapi fasilitas ini memperoleh salah satu manfaat terbesar dari automasi. Banyak informasi yang masuk ke ruang surat dan klaim jaminan kesehatan berada di puncak daftarnya. Memasukkan data klaim tersebut secara manual ke sistem dapat menghabiskan waktu berbulan-bulan.
Fasilitas pelayanan kesehatan dapat mengautomasi pengelolaan data dari sumber mana pun, dengan menggunakan teknologi kecerdasan buatan untuk mengonversi data yang tidak terstruktur menjadi aset data terstruktur. Klaim dapat diproses dalam hitungan hari dengan lebih sedikit karyawan. Fasilitas pun dapat mengarahkan sumber daya ini ke bidang-bidang lain yang penting, sekaligus menghemat biaya dan meningkatkan kepatuhan.
- Kewajiban Pembayaran dan Keuangan
Back office yang efisien sama pentingnya dengan front office yang dijalankan dengan baik. Ketertundaan dan kesalahan dalam pemrosesan faktur dapat berujung pada terhambatnya suplai material dan peralatan penting penyelamat nyawa.
Tangkapan faktur multikanal dan terautomasi menyederhanakan alur kerja AP dan mendukung pemrosesan faktur dalam format cetak, XML, maupun PDF. Fasilitas pelayanan kesehatan dapat menghemat biaya dengan memanfaatkan diskon pembayaran dini, serta memproses lebih banyak faktur dengan lebih sedikit staf.
Biaya pemrosesan faktur juga berkurang, sehingga semakin berkontribusi kepada penghematan. Analitik mutakhir membantu staf AP dalam mengidentifikasi kemacetan pada proses AP dan menanganinya dengan tepat. Yang terpenting, pembayaran berjalan tepat waktu, sehingga arus suplai tidak terhambat.
Sejak awal pandemi, lembaga pelayanan kesehatan mungkin merasa seolah terjebak di roller coaster yang tidak kunjung usai. Automasi cerdas memungkinkan lembaga-lembaga ini untuk menghentikan lajunya, sehingga karyawan dapat menarik napas sejenak—sekaligus menghemat biaya dan memberikan layanan perawatan yang lebih cepat dan berkualitas. Singkirkan proses manual berbasis dokumen cetak dari beban tugas karyawan. Berikan karyawan kesempatan untuk beristirahat, sehingga mereka dapat fokus melakukan tugas yang paling mereka kuasai, yaitu memberikan layanan yang penuh welas asih kepada pasien.
Artikel ini ditulis dan dikirim oleh Irene Hwa, Senior Director of Field Marketing, Asia Pasifik dan Jepang, Kofax.
